POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

1. INTRODUCCIÓN El objetivo de esta Política de Tratamiento de los Datos Personales es establecer y garantizar a toda persona el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización de la información suministrada como el nombre, la edad, sexo, estado civil, domicilio, teléfono, dirección de correo electrónico, móvil, WhatsApp, Skype, fotografías, videos entre otros que es obtenida en archivos magnéticos virtuales y físicos, como parte de la base de datos para adelantar comunicación y difusión de las actividades que realiza la empresa en ferias, medios presenciales o a través de internet, redes sociales. Esta política aplica para toda la información registrada en las bases de datos de PUFFEANDO Quien será responsable directa para que cada titular ejerza sus derechos y por lo tanto destina el email: info@puffeando.com para atender las PQRS como consultas, peticiones, quejas y reclamos. Quien se obliga a darle estricto cumplimiento a la norma en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
2. MARCO LEGAL Constitución Política, artículo 15, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013
3. DEFINICIONES Las definiciones aplicadas e implementadas en esta política son: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos sus personales es un requisito obligatorio para recolectar la información (Art 3 literal a) Ley 1581/12 y Art.5 y 6 D 1377/13).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Aviso de privacidad: Es un comunicado que informa la existencia y la forma de acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales que se entrega al titular al momento de la recolección de la información cuando no sea posible poner a su disposición ésta política. (Art 3 # 1 y Art 14. D 1377/13) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

MACRO PROCESO APOYO. GESTION INFORMACIÓN Código: DG-GI-01 Versión: Enero 2022 POLITICA DE PRIVACIDAD. Tratamiento Datos Personales (Art. 13 D 1377/13) Página 2

4. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES Tratamiento de Datos Personales: el tratamiento que se realizará a los datos personales recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados de los titulares con los cuales se tenga una relación permanente u ocasional, serán utilizados para las siguientes finalidades:

(i) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de las actividades comerciales del servicio Back Office y BPO Empresarial Todo en 1: Software en la Nube, Jurídico Empresarial, Contable Financiero, Mercadeo Digital,

(ii) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios y en general realizar la difusión de las actividades que realiza la empresa en ferias, medios presenciales o virtuales a través de las redes sociales

(iii) Fortalecer las relaciones mediante el envío de información, evaluación de la calidad de los servicios prestados, así como la atención a las PQRS (Peticiones, quejas, reclamos, Sugerencias)

(iv) La difusión de las actividades que realiza la empresa en ferias, canal YouTube, y demás medios presenciales o virtuales a través de las redes sociales

(v) Invitación a capacitaciones, diplomados, cursos, seminarios y demás eventos organizados

(vi) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos

(vii) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual se tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas

(viii) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual

(ix) Contactar al Titular a través de medios electrónicos(email) – mensajería instantánea (SMS o chat) para el envío de boletines, publicaciones, noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio,

(x) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes

(xi) Verificar datos con proveedores y contratistas: para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que requiera para desarrollar la actividad mercantil

(xii) Prestar los servicios ofrecidos según ofertas mercantiles, acuerdos, alianzas y en general todo contrato suscrito y aceptado,

(xiii) Suministrar la información a terceros con los cuales se tenga relación comercial y que sea necesario entregársela para el cumplimiento de las actividades

(xiv) Realizar consultas y reportes en centrales de información

(xv) Verificar datos en procesos de vinculación, desempeño de funciones, retiro o terminación,

(xvi) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente),

(xvii) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular de la Información, en relación al pago de sueldos, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato laboral según lo disponga la ley,

(xviii) Transferencia por Terceros Nacionales e Internacionales: se puede transmitir, transferir o compartir de manera parcial o total los datos personales de sus bases de datos a terceros en el país o en el exterior siempre y cuando este autorizado expresamente. Carácter facultativo/Advertencia: Al titular se le informo que el tratamiento de datos personales es de carácter facultativo por lo anterior, está en todo su derecho de negarse a autorizar alguna de las finalidades indicadas (inciso 2do Art. 15 Decreto 1377/13). MACRO PROCESO APOYO. GESTION INFORMACIÓN Código: DG-GI-01 Versión: Enero 2022 POLITICA DE PRIVACIDAD. Tratamiento Datos Personales (Art. 13 D 1377/13) Página 3 Tratamiento de Datos Sensibles:

la empresa conoce que los datos sensibles son los que requieren autorización explícita para su tratamiento y aun así no es obligatorio que el titular tenga que suministrarlos porque afectan la intimidad y pueden causar discriminación como son:

• origen racial o étnico,
• orientación política,
• convicciones religiosas o filosóficas,
• pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos,
• datos relativos a la salud,
• vida sexual,
• datos biométricos. (Art 5 y 6 L1581/12). En principio la empresa no requiere ni recoleta el suministro de los datos sensibles, pero en los eventuales y remotos casos que se capturen y requieran se dará estricto cumplimiento al Art. 6 L 1581/12 y solo se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles una vez cumplidas las exigencias de la norma. Tratamiento de Datos de los niños, niñas y adolescentes:

La empresa asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes de los cuales se tenga recolectada su información.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

(i). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular, la empresa deberá poner a disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización,

(ii) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, este derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley,

(iv) Ser informado previa solicitud respecto del uso que les han dado a sus datos personales.

(v) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen,

(vi) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

(vii) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

6. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION, CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS. El procedimiento de autorización, acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización es el siguiente: Autorización de Suministro de Datos Personales:

Cuando el suministro de la información sea en forma virtual, la autorización se obtendrá al momento del registro del usuario en la página web previamente se haya aceptado los Términos y Condiciones, cuando sea en forma presencial previamente se haya socializado esta política y finalidad que le daremos a sus datos personales se solicita la autorización. (Art. 4 y 7 Decreto MACRO PROCESO APOYO. GESTION INFORMACIÓN Código: DG-GI-01 Versión: Enero 2022 POLITICA DE PRIVACIDAD. Tratamiento Datos Personales (Art. 13 D 1377/13) Página 4 1377/13, literal a) Art. 3 y Art 9 L 1581/12).

Prueba de la Autorización: La prueba de la autorización cuando el suministro es en forma virtual, es la evidencia que el sistema primero entrega los Términos y Condiciones y estos hay que leerlo y aceptarlos antes de que el usuario se registre en la plataforma, cuando el suministro sea en forma presencial se tendrán los formularios, formatos, ofertas o contratos donde se observa la manifestación expresa de la autorización del tratamiento y la finalidad de los datos personales. Persona Responsable para que cada titular ejerza sus derechos es: La persona responsable en la empresa es quien tenga el acceso y la clave al email indicado en la parte superior para atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos. La información básica que debe suministrar el titular para resolver las consultas, peticiones, quejas y reclamos son:

• Nombre completo y apellidos Datos de contacto
• (Dirección física y/o electrónica, número celular y fijo del contacto),
• Medios para recibir respuesta a la solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) Firma (si aplica) y número de identificación. El termino para resolver: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Queja ante Superintendencia de Industria y Comercio: Vencidos los términos anteriores sin que le hayan resuelto la petición al titular, este puede exponer su caso ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

 7. VIGENCIA. La presente política rige a partir del 13 de enero de 2022, las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.